Våra rekommendationer kring Friskfaktorer

 

Varsågod – rekommendationer för varje svar i Friskbedömningen.
Klicka på plustecknet till höger!

 

1. Vår verksamhet har en tydlig vision och konkreta mål. Alla ledare och medarbetare känner till dem väl, och de rimmar med vår värdegrund. Målen är också så tydliga och konkreta så att de lätt kan följas upp, vilket gör vi regelbundet fler än en gång per år.
Oxy Groups rekommendationer:

De allra flesta organisationer har någon form av vision och övergripande mål. Tricket för att få dessa att bidra till framgång och hälsa är att skapa konkreta mål för alla enheter och personer i organisationen – så att alla verkligen jobbar för att uppnå de övergripande målen.

Det kräver att varje ledare verkligen jobbar med att formulera mål, tillsammans med medarbetarna. Låt det ta tid att konkretisera, bolla fram och tillbaka, diskutera med andra enheter om hur de ser på organisationens mål och hur ni kan samarbeta för att uppnå dem. Varenda medarbetare behöver själva känna att de äger sina mål och kan dem i sömnen. Det är ledarens jobb att säkerställa det och medarbetarens jobb att lyfta när det blir otydligt eller orimligt.

När ni jobbar med ni ska uppnå målen är det viktigt att konkret inkludera organisationens värderingar. Säkerställ att alla i enheten förstår värderingarna och hur de påverkar hur ni jobbar med varandra om mer era kunder och målgrupper. Bestäm 3-4 fyra tillfällen under året när ni följer upp målen och hur de eventuellt behöver justeras för att anpassas efter förändringar som ju kontinuerligt uppstår och påverkar prioriteringar.

2. Vi har ett gott ledarskap som präglas av tillit, öppenhet och delaktighet. Medarbetarna upplever att ledarna är rättvisa, stöttande och ber proaktivt om feedback. Organisationen skapar goda förutsättningar för ledare genom kontinuerlig utbildning och utvecklingsstöd i det vardagliga arbetet. Ledarna vet vad som förväntas av dem och ansvarar för ett rimligt antal medarbetare. De föregår med gott exempel gällande att bibehålla en balanserad arbetsbelastning och ger vägledning till medarbetare när prioritering krävs.

Oxy Groups rekommendationer:

Det finns ingenting som påverkar hur medarbetare presterar och mår så mycket som relationen till sin närmaste chef. Att säkerställa att ledarskapet fungerar är direkt kopplat till organisationen som helhet presterar, mål och hur resultatet blir.

Det behöver först och främst vara tydligt för alla ledare vad som förväntas av dem. En viktig del i det är att de faktiskt förstår syftet med hela verksamheten, inte bara den egna enheten. Det är också viktigt att säkerställa att en chef inte har ansvar för många medarbetare. Det är orimligt att vara en god ledare för fler än 20 personer.

Alla ledare behöver kontinuerlig ledarskapsutveckling och den behöver ha ett långsiktigt tänk, inte en enstaka utbildning eller workshop. Det finns ingen generell modell som gör alla ledare till en bra ledare. Och är få ledare som har alla förmågor de behöver och som har förmåga att ständigt anpassa sitt ledarskap till olika team och situationer.

Du som ledare behöver förstå dig själv, hur dina förmågor är, vilka situationer som triggar dig, hur du läser av människor, hur du är autentisk, tillgänglig, rättvis och vilka beteenden just du behöver öva på. Ledare behöver verktyg för att förstå sig själva och utifrån det bli trygga i att utveckla beteenden som möjliggör goda relationer med medarbetare och goda resultat för organisationen. Här kan det vara smart med coaching och löpande återkommande stöd av professionella ledarskapsutvecklare.

Vi rekommenderar att ledarskapsutvecklingen är nära kopplad till organisationens verksamhet så att utvecklingen kopplas till verkliga utmaningar och förutsättningar. Oavsett om utvecklingen sker med eller utan hjälp av extern expertis – säkerställ att det finns löpande utrymme för att träna på beteenden och att förväntningarna på att utveckla goda ledarbeteenden är tydliga.

3. Vi har god kommunikation i organisationen. Dialog uppmuntras löpande och i forum där olika delar av organisationen deltar. Informell och formell kommunikation når alla, främst för att cheferna vet att de är den primära kanalen för kommunikation, och tar sitt ansvar att kommunicera på ett sätt som når alla medarbetare. Det är tydligt för alla i vilka kanaler vi kommunicerar om vad och det finns goda och välkomna möjligheter för alla att framföra åsikter och förslag.
Oxy Groups rekommendationer:

Kommunicera kan väl alla? Ja! Men i en organisation om omvärld som ständigt förändras där du förväntas arbeta med kollegor du kanske ibland knappt känner, så är kommunikation ett verktyg som behöver kunna hanteras med hög förmåga. Det är inte alla bra på automatiskt. Vissa har det naturligt, andra behöver lära och träna.

Det är ingen organisations kommunikationsenhet som sköter kommunikationen. Det är allas jobb och det är särskilt viktigt att ledare förstår att de är den viktigaste kanalen för att kommunikation ska nå medarbetare. Vi möter många organisationer som förlitar sig på att ett budskap är kommunicerat för att det finns på intranätets eller för att det vid ett möte fanns med på en punkt i en fyrtio sidor lång presentation. Det duger inte. Som ledare kan du använda ett välfungerande intranät som ett underlag för att kunna kommunicera med ditt team. Men du måste själv säkerställa att du för fram budskapet, ser till så att de du kommunicerar med förstår det och inte minst hur de ska agera utifrån det.

Vi rekommenderar att ni tränar konkret på det här. Ta några vanligt förekommande exempel och träna på olika situationer när ni 1) kommunicerar som om ni sänder information och hoppas på att det går bra, och när ni 2) kommunicerar och säkerställer att dem ni kommunicerar med förstår och vet hur de ska agera. Vilket funkar bäst? Ni kan också fördjupa i er olika typer av personligheter, hur vi lyssnar olika och hur vi föredrar att ta till oss information. Vi behöver alla tänka att de vi kommunicerar med sannolikt inte fungerar på samma sätt som du. För att förstå det behöver ni ställa frågor och öva på att lyssna.

4. Vi upplever rättvisa, delaktighet och inflytande på ett sätt som gör att vår organisation upplevs som transparent och inkluderande när det gäller hur beslut fattas och resurser fördelas. Medarbetarna är delaktiga i att driva verksamheten genom att påverka, planera och fatta beslut kring arbetet.

Oxy Groups rekommendationer:

Delaktighet och möjlighet till inflytande ska inte tolkas som att alla ska sträva efter en platt organisation, utan en tydlig organisation. Det kan absolut finnas en tydlig hierarkisk ordning och samtidigt en kultur med hög nivå av transparens och delaktighet. Inkludera medarbetare att påverka hur arbetet ska utföras och var transparent kring varför beslut fattas.

Vi rekommenderar att löpande diskutera vad ledningen har beslutat, kanske helt enkelt gå igenom protokoll från ledningsgruppsmöten och låta medarbetare tycka till, och inför nästa lmöte fånga upp åsikter och förslag som ledningen kan ha med sig i beslutsfattandet.

Som ledare behöver du ställa konkreta frågor om hur medarbetare tycker beslut skulle kunna fattas bättre och mer rättvist eller hur processer skulle kunna utformas mer effektivt. Som ledning är det ju svårt att uppfatta allt som händer i det dagliga, hur marknaden påverkar och hur vi ständigt anpassar oss. Delaktighet åt alla håll är därför affärsnytta. Skapa tid för det i möten, fråga om det saknas transparens i något led och tänk lite utanför boxen för att fånga upp förslag från alla i olika delar. Och nej, vi menar inte idélådan i lunchrummet, det ska ske i dialog så att det finns utrymme för följdfrågor och att ta det vidare.

5. Vi har goda utvecklingsmöjligheter och kontinuerlig kompetensutveckling. Medarbetarna erbjuds tydliga utvecklingsmöjligheter inom ramen för en tydlig strategi för personal- och kompetensutveckling. Medarbetarna vet om att de har möjlighet att prova eller byta arbetsuppgifter/roller och det finns tydligt uttalat utrymme för regelbundet lärande i den dagliga verksamheten.
Oxy Grops rekommendationer:

Det är alldeles för många arbetsplatser som inte har en tydlig strategi för personal- och kompetensutveckling – eller om de har den så används den inte konkret i det löpande. Det är inte bara vid nyrekrytering vi behöver plocka fram strategin, vi behöver hålla den levande, diskutera med varandra och säkerställa att den utveckling vi investerar i faktiskt stödjer strategin.

Det är lätt att prioritera bort lärande när vi har mycket att göra, så vi rekommenderar att ha skarpa mål för lärande och på riktigt skapa utrymme för det. Det behöver inte handla om kurser som kostar, utan att byta arbetsuppgifter med en kollega en dag för att skapa förståelse och få upp ögonen för något annat, eller att du aktivt som ledare bokar en tid för att tillsammans titta på ett webbinarium och diskutera det i relation till era arbetsuppgifter.

Självklart ska vi också alltid ta oss tid att boka in reflektion för att lära av misstag och fira framgångar efter avslutade projekt eller liknande.

6. Våra förändringar är motiverade, viktiga och meningsfulla förändringar i verksamheten. Medarbetarna upplever att de förändringar som genomförs är relevanta och väl genomtänkta med ett tydligt och meningsfullt förbättringssyfte, vilket gör dem villiga att delta aktivt i att få förändringar att implementeras i verksamheten.

Oxy Grops rekommendationer:

Förändring är ju något vi inte kommer undan, vare sig vi tycker om det eller inte. Den sker, ibland snabbt och ibland långsammare. A och O för att få med sig hela organisationens medarbetare i förändringen är att ge tid åt utredning och analys av vilken förändring som kommer att leda till förbättring. Många i verksamheten i olika delar behöver få komma till tals för att ge kredibilitet till förändringen och motivera till att genomföra de förändringar som ska ske.

Vi rekommenderar att ta tid till att föra dialog innan, under och efter en förändring, hellre för mycket än för lite. Involvera även de personer du själv kanske inte tycker behöver veta. Alla mår bra av tydlighet och transparens. Koppla alltid kommunikation om förändringar till organisationens vision och mål.

7. Vi har en god fysisk arbetsmiljö som stöttar vårt arbete, präglas av trivsel samt goda möjligheter att arbeta effektivt och hållbart. Medarbetare och ledare är delaktiga i utformningen av arbetsmiljön och det finns särskilda platser för återhämtning.
Oxy Groups rekommendationer:

Många kan känna att det är svårt påverka den fysiska arbetsmiljön på arbetsplatsen. Kanske är organisationen också lite rädd för att involvera för det går ju inte att anpassa allt. Men det alla arbetsplatser kan göra är att agera för att skapa trivsel och att se trivsel som en viktig faktor för prestation och resultat. Att trivas på en arbetsplats kan för vissa vara att ha tillgång till ett bordtennisbord, för andra att ha möjlighet att gå undan och arbeta ostört.

Oavsett hur det ser ut hos er så rekommenderar vi att involvera medarbetarna och föra en aktiv dialog om hur det fungerar, ställa öppna frågor och ta ställning till hur saker eventuellt kan justeras för att skapa en god fysisk arbetsmiljö som passar många.

Det är viktigt med platser för återhämtning. Det behöver inte vara ett vilorum med en säng, men en plats där du kan koppla bort, andas, lyssna på musik, röra på dig eller något annat som bryter av från det dagliga arbetet. Återhämtning är inte lika med att sitta och blunda och andas, det viktiga är att det bryter av från det du gör, för att ge hjärnan och kroppen en paus.

8. Vi balanserar krav utifrån resurser och har förutsättningar för att prioritera. Det ställs rimliga krav på ledare och medarbetare i förhållande till de resurser som finns. Med stöd av ledare är det tydligt för medarbetarna hur de kan prioritera när arbetsbelastningen är hög. När det är svårt för medarbetare att prioritera stöttar ledarna aktivt för att balansera kraven.
Oxy Groups rekommendationer:

Att ha mycket att göra är inte lika med att vara stressad på ett negativt sätt. Det kan vara positivt och engagerande! Det är den negativa stressen vi måste jobba proaktivt för att eliminera. Negativ stress uppstår ofta när det är obalans mellan krav från ledning och resurser. Kanske är det inte meningen att ställa obalanserade krav, men det sker.

Det är viktigt att kontinuerligt analysera hur arbetsbelastningen ser ut och snabbt vara tydlig med att sänka kraven om det inte finns resurser. Kanske finns det ett möte som kan prioriteras bort? Kanske behöver en uppgift skjutas upp? Vissa medarbetare har lätt för att prioriera, andra har svårt. Det gäller även ledare. Men du som ledare har ett ansvar för att hjälpa medarbetarna att prioritera genom att skapa en tydlig ram för vad som är viktigt, vilka möten som verkligen är obligatoriska och vilka uppgifter vi kan låta bli att göra.

Vi rekommenderar att låta bli att använda “good enough” för det kan förknippas med att göra ett halvdant jobb, och det vill ingen. Låt hellre det vi gör göras bra, och i stället göra mindre. Och återigen – hjälp varandra att minska ner på den mötestid som inte är nödvändig för att utföra det jobb som är prioriterat.

9. Vi skapar förutsättningar och tydlighet i organisationens kultur för en bra balans mellan arbete och privatliv samt för tillräcklig löpande återhämtning. Det finns goda förutsättningar för att koppla bort arbetet efter arbetstid, medarbetare och ledare upplever att de har möjlighet till återhämtning löpande samt tid och energi för sin fritid.
Oxy Groups rekommendationer:

Det är mycket som påverkar om du har en bra balans mellan arbete och privatliv – dels vilken typ av arbete du har, arbetsbelastning, din personlighet, ditt engagemang och din ledare till exempel. Som organisation är det viktigt att vara tydlig med att vi vill att alla ska ha energi över till privatlivet, annars kan vi inte prestera på arbetet.

Återhämtning är en balans och vi är alla olika när det gäller exakt hur den balansen ska se ut, men vad forskning visar är att löpande återhämtning är något alla behöver. Det handlar inte om några veckors semester om året, utan en löpande bra balans som ger möjlighet till ett givande privatliv och bra prestation och utveckling på jobbet.

Skapa rum för återhämtning, ha det som en punkt på möten att prata om vikten av återhämtning, diskutera det i mål- och utvecklingssamtal och gör återhämtning till en viktig fråga. Vi rekommenderar att du som ledare tydligt visar att du prioriterar din fritid så att även medarbetare kan göra det utan att få dåligt samvete.

Se till så att den högsta ledningen också pratar om hälsofrämjande arbetssätt och kultur, själva visar på vikten av balans och att det ses som en prioriterad fråga att skapa en bra balans mellan arbete och privatliv.

10. Vi har ett välfungerande, löpande strategiskt och systematiskt arbetsmiljöarbete som skapar högt värde och god arbetsmiljö på organisations-, ledarskaps- och medarbetarnivå. Vi omhändertar de utmaningar och risker vi identifierar. Ledares och medarbetares hälsa främjas genom att kontinuerligt fokusera på psykisk, social och fysisk hälsa samt säkerhet i arbetet.
Oxy Groups rekommendationer:

Eftersom det är lagstadgat finns det ofta ett systematiskt arbetsmiljöarbete, men det kan vara svårt för de som ansvarar för det att få genomslag för insatser som är proaktiva.

I många budgetar finns det en stor minuspott på sjukskrivningar och rehab, men relativt lite på insatser som motverkar stressrelaterad ohälsa. Vi rekommenderar att ta krafttag kring detta och samla olika typer av kompetens i organisationen för att få till ett löpandenstrategiskt systematiskt arbetsmiljöarbete. Samla ekonomichefen, HR, högsta chefen, medarbetare, fackliga organisationer och ledare från olika delar i verksamheten och vänd och vrid på siffrorna. Kan ni minska sjukskrivningar och omsättning på personal har ni oerhört mycket att vinna på det i resultaträkningen.

Och för att uppnå det är det läge att prioritera de övriga nio nyckelfaktorerna för en framgångsrik och hälsofrämjande organisation.

Och nu då?

 

Hur tar du dina insikter vidare? Här några förslag:

Reflektera tillsammans med kollegorna – ladda ner pdf med frågor kring friskfaktorerna.

Gör en medarbetarundersökning med friskfaktorerna och kartlägg var organisationen står – vi kan hjälpa er. 

Ta hjälp att sortera tankarna kring friskfaktorerna och få förslag på vad din organisation kan göra för att förbättra förutsättningarna för ledare och medarbetare så att ni skapar konkret affärsnytta.

 

Lotta Strindberg
Lotta Strindberg, coo & sales manager

 0709 24 23 83
 lotta.strindberg@oxygroup.se

Relevanta nyheter från Oxy!

Vill du har information om kommande utbildningar och evenemang? Skriv in dig här så skickar vi dig information vi tror du vill ha, inte mer.

Ja tack!

Stort tack! Vi kommer inte att spamma dig och hoppas att du ska tycka vår information om kommande events och utbildningar vara relevant för dig!