De allra flesta förstår hur vi borde kommunicera med medarbetare, men vi slarvar. Eller prioriterar ned. Eller är nya som ledare och inte alls vet hur en gör. Bristfällig kommunikation med medarbetare gör oss till sämre ledare och det kostar pengar. Inte minst i osäkra tider när vi behöver vara ännu mer noggranna med tydlighet, och samtidigt är stressade och slarvar än mer. Kristina Sundbaum –  tidigare kommunikationschef och grundare av Oxy Group – delar några konkreta tips om hur du kan bli en säkrare ledare i osäkra tider genom tydligare kommunikation.

Ledare i osäkra tider – bra medarbetarkommunikation är avgörande för ditt ledarskap

Det är förstås helt avgörande med tydlig och förståelig kommunikation mellan medarbetare, ledare och olika grupperingar för att arbetet ska fungera effektivt och vara lönsamt. Den här kommunikationen är ofta något vi bara förutsätter ska fungera. Men istället är den inte sällan ineffektiv på ett sätt som aldrig skulle accepteras i produktionskedjor eller i säljprocesser. Ett problem kan vara att det inte finns en budgetpost, mål eller krav på att medarbetarkommunikation ska ske på ett visst sätt. Det ska bara lösa sig och “kommunicera kan väl alla?” Samtidigt som vi så ofta saknar tydlighet. Var ska vi hitta tydligheten om inte i kommunikationen? Bristande kommunikation lägger krokben för allt som förväntas leda till goda resultat, positiv engagerande kultur och lönsamhet.

Att som ledare i osäkra tider utveckla din egen förmåga att kommunicera med medarbetare kan vara en snabb väg till att bli mer uppskattad och effektiv. 

Ett exempel på hur du som ledare i osäkra tider kan göra bra och mindre bra

Vi tar ett exempel. Du är enhetschef eller teamledare för en grupp om 15 personer. Några är stressade, andra understimulerade, några nyanställda och hungriga. Du är stressad. Ni har en deadline och det surras om någon stor förändring i företaget. Du har plötsligt fått ett direktiv från ledningen om att kommunicera med era medarbetare om att ledningen är i en dialog med en potentiell ny ägare. Det här är inget ledningen hade tänkt att berätta i det här läget, men ryktet har spridit sig och det börjar skapas oro. Du har fått en ppt som underlag från ledningen men inget mer om hur eller du bör kommunicera, bara “snarast”. Så, hur gör du?

Kommunikation handlar ju om: Vem ska du kommunicera med? Hur når jag dem bäst?  Vad vill du att de ska göra av det du kommunicerar? 

Vem ska du kommunicera med?

Allmänt: Vilka är de du ska nå? Varför? Bör du dela upp ditt team i flera grupper för att nå fram på ett effektivt sätt? Vilka ska du låta bli att kommunicera med om just detta, för att de faktiskt inte behöver det?

Tips för exempelsituationen: Enkelt, du måste nå hela ditt team, helst samtidigt. Men, det krävs olika actions av olika medarbetare i teamet, så du behöver kommunicera på flera olika sätt med olika personer i teamet. Tänk till på hur du och när du gör det bäst.

Hur når jag dem bäst?

Allmänt: Många (till exempel jag) väljer oftast kanaler som slack eller e-post för att det går fort. Men är det effektivt? Hela grejen med att kommunicera är ju att se till att nå fram och att du får något tillbaka. Ibland är det mer effektivt med ett telefonsamtal för att säkerställa att den andra förstår eller för att snabbt få tillbaka information. Eller kanske behövs ett möte där du kan få bekräftelse på att du når fram och kan involvera för att utveckla. Fysiskt möte är utan tvekan bäst för svåra samtal eller för att skapa engagemang för det du vill nå fram med. Och viktigt: lura dig inte själv med att tro att du kommunicerar med vidarebefordrade ppt-presentationer eller via filer på intranätet. Skämskudde.

Tips för exempelsituationen: Eftersom du behöver nå alla samtidigt är det viktigt att ha ett möte för alla. Ni är inte på plats på kontoret samtidigt, så gör det digitalt. Ett hybridmöte blir sällan bra och viktigt att göra det så bra som möjligt när det är oroande kommunikation. Det absolut sämsta du kan göra är att skicka vidare ppt:n du har fått och skriva: “Info från ledningen”. Undvik att använda ppt:n, prata i stället och ha den som eget underlag. Efter mötet kan du skicka den som kompletterande information om den inte skapar mer frågor.

Vad vill du att de ska göra av det du kommunicerar?

Allmänt: Vad behöver de veta? Vad ska de göra när du har nått dem? Vad går de igång på? Text, bild, ljud – en mix? Och framför allt – vad ska de GÖRA av budskapet? Ofta lägger vi för lite tid på att fundera på hur du kan anpassa budskapet till dem du kommunicerar med. Det kommer att göra stor nytta om du lägger lite extra krut på det här.

Tips för exempelsituationen: Du vill att alla ska få tydlig information och lugnas, även om du inte har svar på alla frågor. Ge mycket utrymme för frågor. Om du inte har alla svar, vilket du förmodligen inte har nu, svara med “Jag vet inte, men ska försöka ta reda på mer och återkommer.” Några av medarbetarna i teamet kommer att behöva agera på olika sätt (förbereda extern kommunikation till kunder, pausa ett utvecklingsprojekt som kanske inte blir av m.m.) medan andras arbetsuppgifter ska fortsätta som planerat. Se till att försöka möta blicken med dem som kommer att behöva agera och säg att du vill prata med dem under dagen för att diskutera hur ni ska göra. Som ledare i osäkra tider är det viktigt att fråga alla i teamet om deras tankar och reflektioner, och involvera i hur de tänker om hur ni tillsammans bör agera. Kanske fråga dem om råd om hur du bör göra? Var inte rädd för att visa egna känslor, men var stadig, trygg och lyhörd för teamet.

Be om kvitto och lyssna mellan raderna

Det är lätt att tro att du kommunicerar tydligt för du vet ju vad du kommunicerar. Men utgå aldrig från det. Kanske får du nickar som kvitton från några i en grupp du kommunicerar med. Då är det lätt att vila i att du har lyckats nå fram. Men det är klokt att snällt be om ett kvitto på att budskapet har nått fram från både dem som nickar och inte. 

Det är mycket viktigare att du lyssnar än att du pratar. Ägna mer tid åt att lyssna på kroppsspråk, tonalitet och ordval – “lyssna mellan raderna”. Då kommer du att fånga upp medarbetarnas och kollegornas status, behov och ibland tysta rop på hjälp i pressade osäkra tider. Det är svårt att lyssna mellan raderna om du pratar samtidigt, så satsa på att prata mindre i möten för att få utrymme för att lyssna mer. Och ställ mer frågor än du är bekväm med. Det är bara tonåringar som inte vill få frågor.

Ledare i osäkra tider – slarva inte och knip igen!

Så, sammanfattningsvis. Utveckla ditt ledarskap och öka effektiviteten i organisationen genom att sluta slarva med kommunikationen! Kommunicera rätt budskap till rätt personer i rätt kanaler och säkerställ att de fattar vad du menar. Och knip ödmjukt igen och lyssna mellan raderna.

Lycka till och hör av dig om du vill utveckla din förmåga att kommunicera för att förbättra ditt ledarskap och verksamhetens effektivitet. Vi hjälper gärna till!

Kristina Sundbaum
Grundare Oxy Group
Förändringsledare & kommunikationsstrateg